Gestión de eventos profesionales
Del primer contacto
al último aplauso
Una sola plataforma para gestionar clientes, propuestas, contratos, producción, personal, catering y cada detalle que hace que un evento sea perfecto.
5 eventos gratis · Sin tarjeta de crédito
15 Jun · 120 pax
22 Jul · 300 pax
10 Sep · 500 pax
5 Oct · 800 pax
20 Nov · 2000 pax
18 Dic · 150 pax
Diseñado para profesionales del sector MICE, wedding planners, venues, arenas y promotoras
El problema
Excel, WhatsApp, email y una carpeta de Drive que nadie encuentra
La mayoría de organizadores profesionales siguen gestionando eventos con herramientas que no están diseñadas para ello. La escaleta en un Word. Los contactos en un Excel. La asignación de camareros por WhatsApp. El contrato en un email que hay que buscar diez minutos.
Los software que existen o son enterprise a €500/mes, o son plataformas de ticketing que no saben lo que es un montaje en U, un rider técnico o un coffee break con 23 celíacos.
EventFlow es la herramienta que falta entre esas dos opciones: operaciones reales de eventos, a precio de pyme.
Todo lo que necesitas para organizar
eventos sin fisuras
Desde la primera llamada del cliente hasta el cierre final, cada paso del proceso está cubierto.
CRM de clientes
Captura leads, registra contactos, historial de comunicaciones y seguimiento comercial. Nunca pierdas una oportunidad.
Briefing del evento
Formulario guiado para recoger todas las necesidades: tipo de evento, fecha, asistentes, requisitos técnicos, preferencias y presupuesto.
Propuestas comerciales
Genera propuestas profesionales con servicios, precios, condiciones y presentación visual. Envíalas directamente al cliente.
Gestión de contratos
Control documental completo: borradores, versiones, firmas, condiciones, cláusulas y estado de cada contrato.
Espacios y salas
Gestiona la disponibilidad de salas, montajes, capacidades, equipamiento técnico y distribución de espacios para cada evento.
Escaleta y timing
Planifica cada minuto: programa detallado, horarios, responsables por bloque, tiempos de montaje y desmontaje.
Menús y catering
Selección de menús, alergias, requisitos dietéticos, servicio de barra, catering externo. Todo vinculado al evento.
Asignación de personal
Asigna y gestiona equipos: seguridad, azafatas, camareros, limpieza, técnicos, coordinadores. Controla horarios y costes.
Extras post-contrato
Gestiona servicios adicionales solicitados tras la firma: ampliaciones, cambios de menú, equipamiento extra, personal adicional.
Dashboard en tiempo real
Visión panorámica de todos tus eventos: pipeline comercial, ocupación, facturación, tareas pendientes y alertas.
Alertas y recordatorios
Notificaciones automáticas para plazos de contrato, pagos pendientes, reuniones de producción y fechas límite.
Informes y métricas
Analítica de rendimiento: conversión comercial, ingresos por tipo de evento, ocupación de espacios y rentabilidad.
De la captación al evento,
paso a paso
Captación
El cliente contacta o lo captas tú. Registra el lead, sus datos y las primeras necesidades en el CRM integrado.
Briefing
Recoge todas las necesidades del evento con un formulario guiado: tipo, fecha, asistentes, espacios, catering, técnica.
Propuesta
Genera una propuesta comercial profesional con servicios, precios y condiciones. Envíala y haz seguimiento.
Contrato
Gestiona el contrato: borradores, revisiones, firma, condiciones de pago y documentación asociada.
Producción
Planifica todo: salas, escaleta, menú, personal, proveedores, montaje. Cada detalle bajo control.
Evento
El día D con toda la información accesible, los equipos coordinados y la producción ejecutándose según plan.
Así se ve un evento
en producción
Congreso Internacional MICE 2026
| Hora | Actividad | Sala | Responsable |
|---|---|---|---|
| 08:00 | Registro y acreditación | Hall principal | Ana Martín |
| 09:00 | Apertura institucional | Sala Magna | Carlos Ruiz |
| 09:30 | Keynote: Futuro del MICE | Sala Magna | Laura Gómez |
| 10:30 | Coffee break | Foyer | Eq. Catering |
| 11:00 | Mesa redonda: Tecnología | Sala A | Pablo Torres |
| 13:00 | Almuerzo networking | Restaurante | Eq. Catering |
| 15:00 | Workshops paralelos | Salas B, C, D | Coordinadores |
| 17:30 | Clausura y cocktail | Terraza | Dir. evento |
| Rol | Personas | Turno | Coste |
|---|---|---|---|
| Seguridad | 8 | 07:00-20:00 | €2.400 |
| Azafatas | 12 | 07:30-18:00 | €2.160 |
| Camareros | 15 | 08:00-19:00 | €2.250 |
| Técnicos AV | 4 | 06:00-20:00 | €1.600 |
| Limpieza | 6 | 06:00-22:00 | €1.080 |
| Coordinadores | 3 | 07:00-20:00 | €1.200 |
Total personal: 48 personas · €10.690
| Espacio | Capacidad | Montaje | Uso |
|---|---|---|---|
| Sala Magna | 1.000 | Teatro | Plenarias |
| Sala A | 200 | Cabaret | Mesas redondas |
| Sala B | 80 | Escuela | Workshop 1 |
| Sala C | 80 | U-shape | Workshop 2 |
| Foyer | 400 | Standing | Coffee breaks |
| Terraza | 300 | Cocktail | Clausura |
| Servicio | Hora | Pax | Menú |
|---|---|---|---|
| Café bienvenida | 08:00 | 800 | Café, zumos, bollería |
| Coffee break AM | 10:30 | 800 | Café, té, fruta, minipostres |
| Almuerzo | 13:00 | 800 | Buffet mediterráneo (3 opciones + vegano) |
| Cocktail clausura | 17:30 | 500 | Canapés, cava, gin tonic |
Alergias registradas: 23 celíacos · 8 veganos · 5 sin lactosa
Creado por alguien que ha gestionado eventos de verdad
EventFlow nace de la experiencia directa en gestión de operaciones de grandes eventos y venues. Años coordinando congresos, conciertos, jornadas corporativas y eventos deportivos en recintos de primer nivel.
Esta herramienta resuelve los problemas reales que aparecen cuando el cliente cambia el menú a 48 horas del evento, cuando faltan dos camareros, o cuando la escaleta no llega al equipo de seguridad.
No es un producto nacido en un hackathon. Es la herramienta que yo necesitaba y no existía.
Un plan para cada volumen
Empieza gratis y escala según tu actividad. Sin permanencia, cancela cuando quieras.
Para probar la plataforma
- 5 eventos activos
- 1 usuario
- CRM básico
- Briefing y escaleta
- Dashboard
Profesional independiente
- 10 eventos activos
- 2 usuarios
- CRM completo
- Propuestas comerciales
- Gestión de contratos
- Personal y F&B
- Informes básicos
Equipo en crecimiento
- 25 eventos activos
- 5 usuarios
- Todo lo del Starter
- Gestión de espacios
- Extras post-contrato
- Alertas automáticas
- Informes avanzados
- Soporte prioritario
Venue o promotora
- Eventos ilimitados
- Usuarios ilimitados
- Todo lo del Pro
- API access
- Multi-venue
- Personalización
- Account manager dedicado
- Onboarding personalizado
Precios en euros, IVA no incluido. Facturación mensual. Sin permanencia.
Organiza tu primer evento en 5 minutos
Regístrate gratis y descubre cómo EventFlow simplifica cada aspecto de la organización de eventos.
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